يشتمل هذا الميثاق الخاص بسلوكيات وأخلاق العمل (“الميثاق”) على السياسات المتعلقة بالمعاييرالأخلاقية لسلوك أعضاء مجلس الإدارة، و أعضاء لجان مجلس الإدارة، و المدراء التنفيذيين، و ال والموظفين (يشار إليهم مجتمعين بعبارة “الأشخاص المعنيين/ المعنيون) المتوقع منهم الامتثال لها أثناء قيامهم بواجبات الأمانة تجاه الشركة السعودية لمنتجات الألبان والأغذية (يشارإليها هنا وفيما يلي بـ “الشركة” أو “سدافكو”).
تضع هذه السياسة معايير معينة يتوقع بموجبها من الأشخاص المعنيين الإلتزام بها عند تسيير شؤون الشركة، والغرض من ذلك هو تسهيل إتخاذ قرارات تتوافق مع الإلتزامات القانونية والإلتزامات الواردة في سياسة الشركة وتعزيز ثقافة النزاهة والمساءلة.
يتوقع من الأشخاص المعنيين أن يكونوا مسؤولين عن التأكد من ممارسة سدافكو أعمالها على نحو يعزز فرص العمل التجارية للشركة، مع مراعاة جميع المتطلبات القانونية والنظامية ويقلل من تعرض سدافكو لمخاطر قانونية ونظامية غير مقبولة
على الأشخاص المعنيين القيام بواجباتهم بكل اهتمام ومثابرة ووفقاً للقيم الموضوعة. ويتعين أن يتصرف الأشخاص المعنيون بحيث تبدو نزاهتهم وشرفهم فوق مستوى الشبهات ، وعليهم ألا يتصرفوا على نحو يسئ لسمعة سدافكو.
يتعين على مجلس الإدارة وأعضاء اللجان والإدارة التنفيذية وكافة الأشخاص المعنيين في الشركة أن يلتزموا بقوانين المملكة العربية السعودية وأن يمتثلوا لجميع متطلبات الإفصاح القانونية والداخلية في الوقت المناسب. الجدير بالذكر أنه لاتوجد مواثيق أو سياسات كاملة يمكنها استباق وتوقع كل المواقف/ الحالات التي قد تطرأ. لكن الشركة تتوقع من جميع الأشخاص المعنيين أن يتصرفوا بالقدر اللازم والواجب من الأمانة والنزاهة ، ويكونوا أصحاب حكم مهني مستقل، ويتجنبوا التصرفات المضرة الخاطئة في كل الواجبات والمسؤوليات التي يقوموا بها نيابة عن الشركة.
من ضمن مسؤولية الأشخاص المعنيين فهم هذه السياسة والالتزام بها . إضافة إلى ذلك يتوقع من كافة الموظفين أن يؤدوا عملهم بأمانة في أي مجال لم تتطرق إليه السياسة. أي انتهاك أو مخالفة لهذا الميثاق قد ينتج عنها إجراء تأديبي ملائم بما في ذلك احتمال الفصل من الخدمة دون سابق إنذار. الميثاق ينص على مبادئ عامة لإرشاد الموظفين عند الحاجة لاتخاذ قرارات أخلاقية، هذه المبادئ لا يمكنها أن تغطي كل الجوانب وليس مقصودها أن تغطي كل جانب في بيئة العمل داخل الشركة. وبالتالي لا شيء في السياسة يمنع أو يقيّد الشركة من اتخاذ أي إجراء تأديبي حول أي مسألة تتصل بسلوك الموظف، بصرف النظر عما إذا كان السلوك قد ورد بشكل صريح في السياسة أو لم يرد. وتقع مسؤولية التفسير النهائي لسياسة السلوك المهني على عاتق مجلس إدارة سدافكو
يجب على الأشخاص المعنيين عدم إساءة استخدام مناصبهم وألا يستخدموا أياً من ممتلكات سدافكو، أو المعلومات الخاصة بالأعمال، وألا يشغلوا وقت موظفي سدافكو لمصلحتهم الشخصية.
على جميع الأشخاص المعنيين اجتناب تضارب المصالح بين أنفسهم وبين الشركة. قد يقع “تضارب المصالح” عندما تتعارض أو تتداخل – أو يبدو أن هناك تعارض أو تداخل- مصلحة خاصة لأي من الأشخاص المعنيين مع مصالح الشركة ككل. قد تنشأ حالة تضارب مصالح لدى أي من الأشخاص المعنيين عندما يتصرف بطريقة أو تكون لديه مصلحة ما تمنعه من أداء عمله بموضوعية وفعالية. كما ينشأ تضارب المصالح أيضاً عندما يقوم أي من الأشخاص المعنيين أو أحد أقاربهم بتلقي منافع شخصية غير لائقة بسبب منصب أو وظيفة ذلك الشخص المعني.
يتعين على أي من الأشخاص المعنيين الإفصاح عن أي تضارب فعلي أومحتمل للمصالح. علاوةً على ذلك ، فإن أي تضارب فعلي أومحتمل للمصالح مع أعضاء مجلس الإدارة و أعضاء لجان المجلس ، يتم الإفصاح عنه فوراً لرئيس مجلس الإدارة و رئيس لجنة المراجعة. بالإضافة إلى ذلك يقوم المدراء التنفيذيين والمدراء والموظفين، بالإفصاح عن أي تضارب للمصالح لرئيسهم المباشر.
يجوز تعيين الأشخاص المعنيين كممثلين لسدافكو في الشركات التابعة ، على أن لاتؤثر أي من تلك التعيينات على أي مهمة أو دور لأي شخص من الأشخاص المعنيين، عند مزاولته للصلاحيات أو أدائه لواجباته كشخص معني والتصرف بصورة أخلاقية بما يحقق المصالح العليا لسدافكو
يجب على الأشخاص المعنيين عدم قبول أي هدايا أو منافع شخصية ذات أي قيمة من جهات خارجية يمكن أن تؤثر على أي قرار يصدر عن سدافكو أو تعرضهم للشبهة. ولايجب قبول أي هدية من مورّد أو بائع أو مقاول أو عميل إلا إذا كانت الهدية بدون قيمة تذكر أو قد يعتبر رفضها منافياً لأصول اللياقة أوقد يضر بالشركة. وعلى الأشخاص المعنيين الحصول على موافقة إدارتهم قبل قبولهم أي هدية تتجاوز قيمتها ألفي (2000) ريال سعودي. يقوم جميع المدراء التنفيذيين والموظفين بإبلاغ رئيسهم المباشر في حال تلقيهم أي هدايا. وفي حالة تلقي أي عضو من أعضاء مجلس الإدارة و من أعضاء لجان مجلس الإدارة أي هدية ، يقوم بإبلاغ رئيس مجلس الإدارة ورئيس لجنة المراجعة بذلك. وهذا ينطبق بالمثل أيضاً على إعطاء هدايا للموردين والعملاء والبائعين، وفي كافة الأحوال يجب إبلاغ الإدارة عن كافة الهدايا بصرف النظر عن قيمتها المادية.
عموماً لابأس من قبول ضيافة عادية تتصل بالعمل مثل وجبة غداء أو عشاء أو مناسبة وما في حكم ذلك إذا كان بطبيعته معقولاً وأثناء اجتماع أو جلسة مع عميل، وكان الغرض منها التباحث في عمل حقيقي أو تقوية أواصر العمل. ويتعين على جميع الأشخاص المعنيين الإبلاغ عن اي دعوات من هذا القبيل. بالإضافة إلى ذلك يقوم جميع المدراء التنفيذيين والمدراء والموظفين بإبلاغ رؤسائهم عن هذا النوع من الدعوات ، ويقوم أي عضو من أعضاء مجلس الإدارة و أعضاء لجان مجلس الإدارة بإبلاغ رئيس مجلس الإدارة ورئيس لجنة المراجعة عن أي دعوات من هذا النوع.
يحظر على جميع الأشخاص المعنيين الانخراط في أي أعمال “حرة” أو “إضافية” أو “وظيفية” تؤثر سلباً على أدائهم لعملهم بالشركة كماً وكيفاً؛ أو تنافس أنشطة الشركة ؛ أو توحي بوجود رعاية أو مساندة من الشركة للوظيفة أو المؤسسة الخارجية ، أو تؤثر سلباً على سمعة الشركة ، أو تستخدم أوتتداخل مع وقت الشركة أو مرافقها أو مواردها أو لوازمها.
من التعارض المحتمل في المصالح أن يكون لأياً من الأشخاص المعنيين أو أزواجهم أو أي من أقاربهم المباشرين (يشار إليهم مجتمعين بعبارة “الأقارب”) مصلحة مالية مباشرة أو غير مباشرة (مثال: كمستثمر أو مقرض أو عضو مجلس إدارة) مع جهة منافسة أو عميل أو مورّد يتعامل معه الموظف أو أي من مرؤوسيه أثناء القيام بوظيفتهم بالشركة. وفقاً لذلك ، يتوجب على الموظفين الإفصاح فوراً عن أي مصالح من هذا النوع لرؤسائهم. إضافة إلى هذا، يجب على الموظف الإفصاح لرئيسه عن أي علاقة وظيفية أو استشارية قائمة لدى أي من أقاربه مع جهات منافسة أو عملاء أو مورّدين يتعامل معها الموظف.
يتوجب على جميع الأشخاص المعنيين توسيع مصالح الشركة المشروعة عندما تتاح لهم الفرصة لفعل ذلك. وبالتالي يحظر على أعضاء المجلس والموظفين مايلي:
- الانتفاع لحسابهم الشخصي من الفرص التي أتيحت عبر استخدام ممتلكات الشركة أو معلوماتها أو مناصبهم بها من أجل مكاسبهم الشخصية.
التنافس مع الشركة
يلتزم الأشخاص المعنيين بتوفير بيئة عمل خالية من مختلف أشكال التحرش، بما في ذلك التمييز العنصري، أو تعريض الغير للظلم أو التنمّر على الآخرين، حيث أن كرامة الفرد لا يفوقها شيء. وفقاً لذلك فإن جميع الأشخاص المعنيين مسؤولين عن مساعدة الغير وعدم تعرضهم لأي شكل من أشكال التحرش. أي شخص معني يعاني من أي من أشكال التحرش سيحصل على المساندة والدعم الكاملين من أعضاء مجلس الإدارة وكبار المديرين التنفيذيين لإيقاف ذلك الفعل ووضع حد له.
لا تمنع الشركة توظيف الأقارب ولاترغب في أن تكون طرفاً في علاقات متبادلة بين زملاء العمل. ومع ذلك يجب اتخاذ الحيطة للتحقق من أن أفراد الشركة لم ولن يكونوا – في عملهم – واقعين تحت تأثير وجود علاقات شخصية تربطهم ببعضهم البعض. لايجوز، وعلى وجه الخصوص لأي من الأشخاص المعنيين، أن يترأسوا مباشرة أو بأي شكل آخر أن يشاركوا في قرارات تتعلق بتوظيف أو استبقاء أو ترقية أو مكافأة موظفين يرتبطون معهم بعلاقات شخصية وثيقة. تفسر الشركة مصطلح “علاقة شخصة وثيقة” بأنها علاقات بين الأقارب، الأزواج، المخطوبين، الأولاد، الأحفاد، الإخوة و الأخوات (وأبنائهم وبناتهم)،الآباء و الأمهات، الأجداد، الأعمام والعمّات، الأخوال و الخالات وأزواج هؤلاء وأي علاقات أخرى قد تكون مصدراً لتقوية قدرة الفرد على اتخاذ قرارات مستقلة وغير منحازة نيابة عن الشركة.
تقتضي سياسة الشركة أن يقوم جميع الأشخاص المعنيين، بصرف النظر عن مستواهم الإداري، ببذل ما بوسعهم لتحقيق المقاصد التالية:
- احترام كل موظف أو عامل أو مندوب للعملاء والموردين والمقاولين باعتباره فرداً تحفظ له كرامته كإنسان بمراعاته ومعاملته بشكل لائق.
- الالتزام بالمساواة في معاملة كافة الموظفين والعمال والعملاء والموردين والمقاولين دون اعتبار للعرق أواللون أوالجنس (ذكرأو أنثى) أو الدين أو العمر أو المنشأ أو الجنسية أو الإعاقة الجسدية أو الذهنية.
- توفير بيئة عمل خالية من التحرش على أساس العرق أواللون أو الجنس (ذكر أو أنثى) أو الدين أو العمر أوالمنشأ أوالجنسية أوالإعاقة الجسدية أو الذهنية.
- منح الموظفين فرصة مناسبة للتدريب – تتماشى مع احتياجات الشركة – لتحسين مهاراتهم في العمل.
- تشجيع الترقيات من بين الموظفين، بما يتماشى مع احتياجات الشركة، متى ماوُجد الموظفون المؤهلون للترقية.
- التأكد من معرفة المدير لكل موظف (في مستويين مباشرين تابعين له) بصفة شخصية بهدف فتح قناة تواصل بين المدير والموظف لطرح آرائه على مديرين بخلاف مديره المباشر.
- التعامل مع أي مقترحات من المستشارين الخارجيين بهدف تحسين العمليات باعتبارها فرصة لتحسين المهارات بدلاً من أخذها كانتقادات.
- توفير بيئة عمل مرتبة وصحية وآمنة.
ضمان توفير ممارسات للأجور والمزايا الوظيفية العادلة الموحدة التي من شأنها جذب ومكافأة الموظفين المؤهلين واستبقائهم
تلتزم الشركة بتوفير بيئة عمل آمنة لجميع الأشخاص المعنيين. إضافة إلى ذلك هناك قوانين ولوائح تفرض على الشركة توفير الحماية والسلامة لموظفيها ودرء المخاطر عنهم. ولهذه الأسباب على الأشخاص المعنيين المتواجدين في مرافق الشركة أن يتبعوا إرشادات وإجراءات السلامة التي تتبناها الشركة. إذا كان لدى الموظفين مخاوف أو أسئلة حول مخاطر تتعلق بالصحة أوالسلامة في أي من مرافق الشركة فعليهم تنبيه رؤسائهم لتلك المخاوف بأسرع ما يمكن.
على جميع الأشخاص المعنيين المحافظة على سرية المعلومات التي عهدت الشركة بها إليهم أو لعملائها، ما عدا حيثما يكون الإفصاح عنها مصرّحاً به أو بموجب القانون. “المعلومات السرية” تشمل كافة المعلومات غير المتاحة للجمهور والتي قد يستفيد منها المنافسون أو تضر بالشركة أو بعملائها إذا أفصح عنها.
على جميع الأشخاص المعنيين بذل ما بوسعهم للتعامل بشكل عادل مع عملاء الشركة ومورديها ومنافسيها وموظفيها. ولايجوز لأي شخص استغلال الآخرين عبر التلاعب أو الغموض أو إساءة استخدام معلومات تفضيلية أو عرض مضلل للحقائق أو أي ممارسات أخرى غير عادلة.
تقع الرشوة عندما يعرض أو يعطي أو يستلم أو يقبل موظف أي غرض ذي قيمة مقابل معاملة تفضيلية خاصة، من شركة أو مصلحة حكومية أو مسؤول حكومي. كذلك تقع الرشوة عندما تنتزع الشركة ميزة غيرعادلة من منافسيها عبر معاملات سرية أو فاسدة مع عملاء محتملين. الرشوة غيرقانونية، وأي شخص معني بالشركة يطلب أو يشارك أو يسعى لرشوة أوعائد غير مشروع أو أي دفعة غير قانونية أو يسعى للمشاركة في أي نشاط مماثل فسيتعرض لإجراء تأديبي صارم قد يصل إلى الفصل من الخدمة. كما تحتفظ الشركة بحقها في تحويل مسائل كهذه إلى السلطات المختصة لمقاضاة الموظف جنائياً.
على جميع الأشخاص المعنيين حماية أصول الشركة واستخدامها بصورة سليمة. السرقة والإهمال والهدر كلها تصرفات تضر مباشرة بربحية الشركة، وبالتالي يجب استخدام أصول الشركة فقط للأغراض المشروعة لنشاط الشركة وشركاتها التابعة وذلك فقط بواسطة الموظفين المصرح لهم أو من ينوب عنهم. ويشمل هذا الأصول الملموسة والغير ملموسة. ومن ذلك السيارات والتجهيزات المكتبية كأجهزة الهاتف وآلات النسخ وأجهزة الحاسوب والأثاث والمستلزمات.
يجب قصر نظام البريد الإلكتروني للشركة على أعمال الشركة فحسب، ويجب تداول ومعاملة المعلومات السرية بحرص. كما أنه من الضروري توفير كلمات سرية للوصول إلى الملفات والبيانات الحساسة. وتحتفظ الشركة بحقها في أي وقت – دون سابق إخطار- في مراقبة وتفتيش شبكة المراسلات والمخاطبات والملفات الإلكترونية الموجودة في الحواسيب الشخصية المملوكة للشركة أو الحواسيب الموجودة داخل مقار الشركة وتستخدم في نشاط الشركة.
البرامج المشتراة من جهات خارجية هي أدوات لتعزيز إنتاجية الموظفين وأداء وظائفهم، وبالتالي قد يتعرض الموظفون للمساءلة عن الاستخدام الغير قانوني لبرامج الحاسوب. إلى الحد الذي يسمح به القانون يتعين على الموظفين الدائمين والمؤقتين والمقاولين أن ينسبوا إلى الشركة أي اختراع أو حقوق تأليف أو أي شكل من أشكال الملكية الفكرية أوجدها الموظف أثناء وجوده في الخدمة
تحظر الإعلانات أو الأنشطة الترويجية المزيفة أو المضللة أوالخادعة بهدف بيع المنتجات التي تبيعها أو تعرضها الشركة. إضافة إلى هذا، على الجميع إدراك ان الإعلانات وممارسات البيع السوية والسليمة هي من الأهمية بمكان للمحافظة على شهرة وسمعة الشركة لدى عملائها ولدى الجمهور العام. لذلك يجب أن تكون كافة الإعلانات والترويجات الموجهة للعملاء الحاليين والعملاء المحتملين صادقة ومبنية على حقائق، ويجب التحقق من دقة وصحة وواقعية كافة الإعلانات في الكتالوجات والمطويات والمنشورات والملصقات والجرائد و المجلات أو أي مطبوعات ورقية أو عبر أي وسيلة إعلانية قبل نشرها أو توزيعها
يجب على جميع الأشخاص المعنيين توثيق عمليات الشركة في الدفاتر والسجلات والحسابات والتقارير وحفظها في نظام وافٍ يخضع لضوابط عمل وإفصاح داخلية من أجل تشجيع الالتزام بالقوانين والقواعد واللوائح الحاكمة للشركة. على جميع الأشخاص المعنيين استخدام المساعي المعقولة لضمان أن تكون تقارير ومستندات الشركة، بما في ذلك التقارير المالية، واضحة وحقيقية. ويحظر تزوير أي سجل للشركة. كذلك يجب أن تكون كافة الوثائق أوالمخاطبات المصرح بها أو مستوجبة الإفصاح للغير بموجب القانون كاملة وعادلة ودقيقة و مفهومة و متوفرة في أوانها. يلتزم الأشخاص المعنيين بمطابقة متطلبات ومعايير إعداد التقارير وبالضوابط الداخلية وما تقتضيه الأنظمة والقوانين و/ أو اللوائح الداخلية. علاوةً على ذلك، على جميع الأشخاص المعنيين عدم الدخول في وعود لا تنوي الشركة الإلتزام بها، نيابة عن الشركة.
لايجوز للأشخاص المعنيين القيام بالتحايل على مراقب الحسابات الذي يقوم بمراجعة أو فحص البيانات المالية للشركة للتأثير عليه او إجباره أو التلاعب به أو تضليله. وتشمل أفعال التأثير غير المشروعة في هذا الصدد:
- عرض أو دفع رشوة أو مكافآت مالية أخرى وهذا يشمل الوعد بالتوظيف مستقبلاً أو الحصول على عقود أو خدمات لا تتصل بالمراجعة.
- تزويد مراقب الحسابات بمعلومات أو آراء غير دقيقة أو مضللة بما في ذلك التحليلات/ الدراسات القانونية.
- التهديد بالفسخ أو الفسخ الفعلي لاتفاقيات أنشطة تتعلق أو لا تتعلق بالمراجعة إذا اعترض مراقب الحسابات على الممارسات المحاسبية التي تنتهجها الشركة.
- السعي لعزل شريك من عملية المراجعة بسبب اعتراضه على الممارسات المحاسبية التي تنتهجها الشركة.
الابتزاز أو التهديد البدني
تدرك الشركة أن لنشاطها تأثيراً على البيئة. ولذلك تلتزم الشركة بالتأكد من محاولة تقليص ذلك التأثير كلما أمكن ذلك عملياً. وللوفاء بهذا الالتزام، ستعمل الشركة على أن تكون الموارد والمواد المستخدمة في أنشطتها مستدامة وقابلة للتدوير وأن يتم استخدامها بفعالية مع أقل قدر من الهدر. وكلما أمكن عملياً، تستخدم الشركة تقنيات ومواد وعمليات لاتؤثر سلباً على البيئة، وتعمل على تقليص التأثير إلى حده الأدنى متى ما كان التأثير محتوماً، كما تلتزم بكون مورديها ومقاوليها يتبنون نفس المقاصد.
القوانين والقواعد واللوائح المنطبقة على التعاقد مع الحكومة قد تفرض على الشركة متطلبات مغايرة وخاصة. وقد يكون الإخفاق في الامتثال لتلك المتطلبات بمثابة جنحة جنائية. لذلك يجب على جميع الأشخاص المعنيين الامتثال لتلك المتطلبات وطرح الأسئلة المتعلقة بالامتثال لها على الأفراد المختصين في الشركة أو الحصول على مشورة خارجية إذا لزم الأمر.
على جميع الأشخاص المعنيين تشجيع السلوك الأخلاقي وتشجيع الموظفين على التحدث إلى مشرفيهم ومدرائهم والآخرين المعنيين عندما يلتبس عليهم الأمر فيما يتعلق بالتصرف تجاه مسألة معينة في العمل. الممارسات الغير أخلاقية في العمل لها أثار خطيرة على الشركة، وقد يترتب على ذلك غرامات أو إنذارات من قبل هيئة سوق المال أو جهات تنظيمية أخرى، أو تأثر على سمعة الشركة. على الأشخاص المعنيين الإبلاغ عن أي تصرف غير قانوني أو غير أخلاقي فور علمهم به. بالتالي يجب على المدراء التنفيذيين والمدراء والموظفين ، الإبلاغ عن أي تصرفات غير قانونية أو غير أخلاقية لمديرهم أو مشرفهم المباشر. وفي حال تردد أي من المدراء التنفيذيين أو المدراء أو الموظفين في الإبلاغ ، يمكنهم التحدث بكل ثقة مع طرف ثالث مستقل، من خلال الاتصال بالخط الساخن للإبلاغ عن المخالفات.
على أي عضو من أعضاء مجلس الإدارة أو أعضاء لجان مجلس الإدارة إبلاغ رئيس مجلس الإدارة ورئيس لجنة المراجعة بأي تصرف غير قانوني أو غير أخلاقي. وسيتم التحقيق في الانتهاكات/ المخالفات واتخاذ مايلزم حيالها من قبل المعنيين أو المجلس حسب الظرف. ولن تسمح الشركة بالانتقام من أي موظف بسبب إبلاغه عن حالة انتهاك للقوانين واللوائح
تلتزم الشركة بمعايير عالية للحوكمة كما يكون مجلس الإدارة مسؤولاً تجاه المساهمين والآخرين عن أنشطة الشركة ومسؤولاً عن الممارسات الجيدة لحوكمة الشركة في مختلف أقسامها. كما يؤمن أعضاء مجلس الإدارة بأن الشركة تمتثل لكافة التعليمات الواردة في كافة الأنظمة المنطبقة عليها.
لضمان أن تتم أعمال سدافكو بشكل يتفق مع هذه السياسة ، سوف تتم مراجعة هذه السياسة دورياً ، وسوف يجري تقييمها للتعرف على مدى كفاءتها وفعاليتها. و يحق للشركة تغيير/تعديل أو مراجعة شروط هذه السياسة من وقت لآخر استجابةً للمتغيرات في القوانين والممارسات. وستقوم الشركة بإحاطة الأشخاص المعنيين بأي تغييرات قد تطرأ على هذه السياسة.
علاوةً على ذلك ، وعند إجراء تعديلات أو منح استثناءات على السياسة فسيتم الإفصاح عن ذلك حسب متطلبات القوانين المنطبقة ولوائح هيئة السوق المالية.
في حال وجود أي أسئلة متعلقة بما تم ذكره في هذه السياسة، يمكن توجيهها إلى الإدارة التنفيذية